Горячие советы и темы для хорошего управления грантами: демистификация политики закупок CEPF

Это может показаться обременительным, но политика закупок CEPF была разработана для содействия справедливой и открытой конкуренции, сводя к минимуму вероятность мошенничества и сговора. Политика является частью договоров о малых и крупных грантах с CEPF и предназначена для того, чтобы направлять получателей грантов при принятии решений о покупке товаров, профессиональных услуг или работ из внешнего источника для обеспечения справедливости, прозрачности и подотчетности. Элементы закупочной политики CEPF объясняются ниже.

1. Порог закупок в размере 5 000 долларов США: Если вы покупаете товары, профессиональные услуги или работы с общей стоимостью менее 5000 долларов США, вам не нужно проходить конкурсные торги, и вам не требуется предварительное одобрение CEPF. Это покупка «с полки»

Если ваша покупка превышает 5000 долларов США, но меньше 50 000 долларов США, вы должны либо пройти процесс конкурсных торгов, либо следовать процедуре закупки из единственного источника. У CEPF также есть особая процедура покупки автомобилей.

2. Когда требуется предварительное одобрение покупок от CEPF: Вам необходимо предварительное одобрение Секретариата CEPF в следующих четырех случаях

а. Закупки из единственного источника. Если вы хотите купить хорошие профессиональные услуги или работу с общей стоимостью единицы 5000 долларов США или более, не проходя конкурсных торгов, описанных в пунктах 4 и 5 ниже, вам потребуется предварительное одобрение CEPF. Вам необходимо будет представить обоснование единственного источника, используя шаблон CEPF; вы должны получить письменное разрешение, прежде чем продолжить.

б. Невозможность получить три подходящих предложения. Если вы проходите процесс конкурсных торгов и не можете получить три заявки, но тем не менее определили подходящего поставщика или поставщика, это также считается закупкой из единственного источника. Затем вы должны выполнить процедуру в 2 (а).

c. Покупка автомобиля (автомобиля). См. 5 ниже.

d. Товары, услуги или работы на сумму 50 000 долларов США или более. У CEPF есть еще один порог - 50 000 долларов США. Свяжитесь с CEPF для получения письменных инструкций по дополнительным требованиям к торгам.

3. Если предварительное одобрение покупок не требуется от CEPF: Вам не всегда нужно говорить об этом со стороны CEPF, чтобы продолжить покупку. Если товар, услуга или работа стоит 50 000 долларов США или меньше и входит в ваш первоначальный бюджет проекта, секретариату CEPF не нужно давать предварительное одобрение, если вы не можете получить как минимум три заявки или ценовые предложения, или если вас специально попросили CEPF для этого. Однако вы должны следовать процедуре конкурсных торгов, описанной в 4.

4. Этапы проведения конкурсных торгов:

а. Товары общей стоимостью 5 000 долларов США за единицу и более

Разработайте четкое письменное описание технических требований к закупаемому товару (например, приемлемые характеристики, минимальные приемлемые стандарты).
Получите как минимум три ценовых предложения в соответствии с вашими требованиями. Недостаточно просто запросить три цитаты; вы должны взять их в руки. Наличие менее трех ценовых предложений становится закупкой из единственного источника, и вам нужно будет следовать процедуре в 2 (а).
Вы должны получить ценовые предложения от авторитетной компании, которая покупает и продает рассматриваемый товар в рамках своей повседневной деловой деятельности. Предложения должны отвечать всем требованиям в запросе предложений и включать описание и количество товаров, а также время и место доставки.
После того, как вы получите все предложения и примете решение, напишите меморандум с обоснованием, объясняющий ваш выбор на основе технических спецификаций.
Храните всю документацию по этому процессу в файле, чтобы вы могли предоставить ее CEPF или любому из его доноров, если об этом попросят.

б. Профессиональные услуги общей стоимостью 5000 долларов США и более:

Подготовить техническое задание (ТЗ), в котором изложено:

- Подробная информация о проекте, вашей организации и CEPF.- Подробная информация о работе, для которой требуется помощь.- Желаемая квалификация идеального кандидата.- Ожидаемые результаты и график поставки.- Метод контроля работоспособности и качества.- Объяснение процесса выбора

Получите как минимум три резюме в зависимости от ваших требований. Недостаточно просто запросить три резюме; вы должны взять их в руки. Наличие менее трех резюме становится единственным источником закупок, и вам нужно будет следовать процедуре в 2 (а).
После того, как вы составили все предложения и приняли решение, напишите меморандум с обоснованием, объясняющий ваш выбор на основе характеристик человека.
Храните всю документацию по этому процессу в файле, чтобы вы могли предоставить ее CEPF или любому из его доноров, если об этом попросят.

5. Приобретение автомобиля (только автомобили) на средства CEPF: При покупке любого типа автомобиля вы должны пройти конкурсные торги и запросить письменное разрешение Секретариата CEPF. прежний к покупке. Процедура в целом аналогична процессу конкурентных торгов на товары, но имеет следующие конкретные требования:

а. Запросы цен должны основываться на технических требованиях к транспортному средству (т. Е. Требуемых характеристиках, минимальных приемлемых стандартах производительности), а не на желаемой марке и модели.

б. Вы должны получить ценовые предложения от авторитетного автомобильного дилера, то есть компании, которая покупает и продает автомобили в рамках своей повседневной деятельности. Предложения должны отвечать всем спецификациям в запросе предложений, включать описание транспортного средства и указывать цену, время и место доставки.

c. Перед совершением покупки вы должны получить письменное разрешение Секретариата CEPF.

6. Шаблоны закупок, доступные в Секретариате CEPF или RIT:

Форма обоснования единственного источника
Памятка с обоснованием выбора

7. Ведение учета: Независимо от того, какую процедуру закупок вы используете (даже при совершении покупок «с полки» на сумму менее 5000 долларов США), важно сохранить всю документацию в файле, чтобы вы могли предоставить ее, если об этом попросят.

CEPF разработал дерево решений, чтобы помочь в процессе закупок. Нажмите здесь, чтобы скачать его.